
C/O (Certificate of Origin) hay Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp hàng hóa được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại. Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam, việc nắm rõ quy trình xin cấp C/O là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục này.
Bước 1: Đăng Ký Hồ Sơ Thương Nhân Xuất Nhập Khẩu
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên xin cấp C/O. Doanh nghiệp cần đăng ký hồ sơ thương nhân tại một trong các cơ quan sau:
- Bộ Công Thương (Cục Xuất nhập khẩu): Áp dụng cho tất cả các loại C/O.
- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): Được ủy quyền cấp một số loại C/O phổ biến như form B.
Hồ sơ đăng ký thường bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực).
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (bản sao có chứng thực).
- Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có, bản sao có chứng thực).
- Đơn đăng ký hồ sơ thương nhân (theo mẫu của cơ quan cấp).
- Mẫu dấu của doanh nghiệp.
- Chữ ký của người được ủy quyền ký C/O.
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và thông báo kết quả đăng ký cho doanh nghiệp. Thông thường, hồ sơ được duyệt trong vòng 1-3 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Cấp C/O Cho Từng Lô Hàng
Sau khi đã đăng ký hồ sơ thương nhân, mỗi khi có lô hàng xuất khẩu cần C/O, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:
- Đơn đề nghị cấp C/O: Mẫu đơn này có thể được tải về từ website của cơ quan cấp C/O hoặc nhận trực tiếp tại trụ sở. Đơn cần được điền thông tin đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Bản sao có đóng dấu "Sao y bản chính" và số tờ khai hải quan.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bản sao có đóng dấu "Sao y bản chính".
- Vận đơn (Bill of Lading) hoặc các chứng từ vận tải khác: Bản sao có đóng dấu "Sao y bản chính".
- Bảng kê chi tiết nguyên vật liệu (Bill of Materials - BOM): Thể hiện rõ nguồn gốc, tỷ lệ và giá trị của từng nguyên liệu cấu thành sản phẩm.
- Quy trình sản xuất (Manufacturing Process): Mô tả chi tiết các công đoạn sản xuất, chế biến để tạo ra sản phẩm xuất khẩu.
- Giấy chứng nhận xuất xứ nguyên vật liệu (nếu có): Đối với các nguyên liệu nhập khẩu được sử dụng để sản xuất hàng xuất khẩu.
- Các chứng từ khác (tùy theo yêu cầu của từng loại C/O và cơ quan cấp): Ví dụ như phiếu đóng gói (Packing List), chứng thư giám định (Survey Report), hợp đồng mua bán (Sales Contract).
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần xác định chính xác loại C/O cần xin (ví dụ: Form B, Form D, Form E, EUR.1, CPTPP...) để chuẩn bị hồ sơ phù hợp với quy tắc xuất xứ của từng loại.
Bước 3: Nộp Hồ Sơ Xin Cấp C/O
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp C/O theo một trong hai hình thức sau:
- Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin điện tử của Bộ Công Thương hoặc các tổ chức được ủy quyền. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Doanh nghiệp cần có chữ ký số để thực hiện giao dịch trực tuyến.
- Nộp trực tiếp: Tại trụ sở của Bộ Công Thương hoặc các Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các thông tin khai báo phải chính xác, trung thực.
Bước 4: Cơ Quan Cấp C/O Xem Xét và Cấp Giấy Chứng Nhận
Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan cấp C/O sẽ tiến hành kiểm tra và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ cũng như sự phù hợp với các quy tắc xuất xứ. Thời gian xét duyệt thường kéo dài từ vài giờ đến 1-2 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại C/O và số lượng hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ và hàng hóa đáp ứng các tiêu chí xuất xứ, C/O sẽ được cấp. Doanh nghiệp có thể nhận C/O bản giấy (nếu nộp trực tiếp) hoặc bản điện tử (nếu nộp trực tuyến). Đối với C/O bản điện tử, doanh nghiệp có thể tự in ra để sử dụng.
Bước 5: Lưu Trữ và Sử Dụng C/O
Sau khi nhận được C/O, doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác kiểm tra sau này. Bản gốc C/O sẽ được gửi cho nhà nhập khẩu để xuất trình cho cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu, giúp lô hàng được hưởng các ưu đãi thuế (nếu có).
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về quy tắc xuất xứ của từng hiệp định thương mại để đảm bảo hàng hóa của mình đáp ứng đủ điều kiện.
- Thông tin trên C/O phải khớp với các chứng từ khác như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn.
- Trong trường hợp có sai sót trên C/O đã cấp, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với cơ quan cấp để được hướng dẫn sửa đổi hoặc cấp lại.
Kết Luận
Việc xin cấp C/O là một quy trình quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Bằng việc tuân thủ đúng các bước hướng dẫn trên, doanh nghiệp Việt Nam có thể đảm bảo hàng hóa của mình được hưởng các ưu đãi thuế quan, tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến xuất xứ hàng hóa.