Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam theo các quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính. Bên cạnh việc tuân thủ pháp luật, hóa đơn điện tử còn mang lại vô số lợi ích thiết thực, đặc biệt là khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích 5 lợi ích then chốt của hóa đơn điện tử, giúp bạn thấy rõ tại sao việc chuyển đổi sang HĐĐT là một quyết định thông minh và hiệu quả về mặt kinh tế.
1.Tiết Kiệm Chi Phí In Ấn và Lưu Trữ Hóa Đơn Giấy
Đây là lợi ích dễ thấy nhất khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy truyền thống đòi hỏi chi phí không nhỏ cho việc in ấn (giấy in, mực in), lưu trữ (không gian kho bãi, tủ đựng hồ sơ), và các chi phí quản lý liên quan. Với hóa đơn điện tử, tất cả các công đoạn này đều được thực hiện trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp hoàn toàn loại bỏ được chi phí in ấn, không cần phải lo lắng về việc mua sắm và bảo quản số lượng lớn hóa đơn giấy. Đồng thời, việc lưu trữ hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và tiết kiệm không gian hơn bao giờ hết, chỉ cần một hệ thống máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn.
Trích dẫn: Theo ước tính của nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi, chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy có thể chiếm một khoản đáng kể trong tổng chi phí hoạt động, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn. Việc chuyển sang HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 70% đến 90% chi phí liên quan đến hóa đơn.
2.Tiết Kiệm Chi Phí Vận Chuyển và Gửi Hóa Đơn
Hóa đơn giấy thường phải được gửi trực tiếp đến khách hàng qua đường bưu điện hoặc các dịch vụ chuyển phát. Điều này không chỉ tốn kém chi phí vận chuyển mà còn mất nhiều thời gian, đặc biệt đối với các giao dịch với khách hàng ở xa. Hóa đơn điện tử được gửi và nhận ngay lập tức qua các kênh điện tử như email, tin nhắn hoặc thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm hoàn toàn chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận, đồng thời tăng tính tiện lợi và nhanh chóng trong giao dịch với khách hàng.
3.Tiết Kiệm Chi Phí Nhân Lực Cho Việc Xử Lý Hóa Đơn
Quy trình xử lý hóa đơn giấy thường rất thủ công và tốn nhiều thời gian của nhân viên kế toán. Từ việc kiểm tra, sắp xếp, nhập liệu, đến việc đối chiếu và lưu trữ hóa đơn giấy đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và dễ xảy ra sai sót. Hóa đơn điện tử được xử lý hoàn toàn trên hệ thống điện tử, giúp tự động hóa nhiều công đoạn như lập hóa đơn, gửi hóa đơn, nhận hóa đơn, và hạch toán kế toán. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và giảm chi phí tiền lương, bảo hiểm…
4.Giảm Thiểu Rủi Ro Sai Sót và Mất Mát Hóa Đơn
Hóa đơn giấy rất dễ bị hư hỏng, rách nát, cháy, hoặc thậm chí bị mất trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Việc tìm kiếm và khôi phục hóa đơn giấy bị thất lạc thường rất khó khăn và tốn thời gian, có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Với hóa đơn điện tử, tất cả dữ liệu được lưu trữ một cách an toàn trên hệ thống điện tử, có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu thường xuyên. Điều này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công và nguy cơ mất mát hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chứng từ kế toán.
5.Tiết Kiệm Thời Gian và Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý
Việc quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Việc tìm kiếm một hóa đơn cụ thể trong hàng ngàn tờ hóa đơn giấy có thể mất rất nhiều thời gian. Hóa đơn điện tử được quản lý một cách hệ thống trên phần mềm, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, và xuất khẩu dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho công tác kế toán và quản lý, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh.
Kết luận:
Hóa đơn điện tử không chỉ là một giải pháp tuân thủ pháp luật mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách toàn diện. Từ việc giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, nhân lực, đến việc giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý, hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, đây là thời điểm thích hợp để cân nhắc và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để tận hưởng những lợi ích to lớn mà nó mang lại.
